การเขียน Resume หรือจดหมายแนะนำตัวในการสมัครงาน ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ เพราะการย่อประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน รวมทั้งลักษณะนิสัย ความถนัด ความสามารถพิเศษ หรืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับตัวเรา ย่อลงเหลือเพียงหนึ่งหน้ากระดาษ (Resume ที่ดีไม่ควรจะยาวเกิน 1-2 หน้ากระดาษ A4) อย่างได้ใจความครบถ้วนและมีเสน่ห์ให้น่าสนใจนั้นยากเอาการอยู่ และยิ่งถ้ามีเหตุให้ต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษด้วยแล้ว ยิ่งน่าปวดหัวเข้าไปใหญ่

             เราจึงมีหลักในการเขียน Resume เป็นภาษาอังกฤษให้มีประสิทธิภาพ มานำเสนอให้ลองไปใช้กันดู ดังต่อไปนี้

1. จดบันทึกประสบการณ์ด้านอาชีพของคุณเป็นภาษาไทยลงในเศษกระดาษ ทั้งงานที่ได้เงินและไม่ได้เงิน งานเต็มเวลาและงานชั่วคราว รวมทั้งตำแหน่ง หน้าที่ ความรับผิดชอบ และกิจกรรมต่างๆ ของคุณในแต่ละงานนั้น อย่าลืมใส่รายละเอียดของบริษัทที่คุณเคยร่วมงานมาด้วย เช่น ประเภทธุรกิจ สถานที่ตั้ง และเบอร์ติดต่อ
   
    
2. จดบันทึกประสบการณ์ด้านการศึกษาของคุณเป็นภาษาไทยลงในเศษกระดาษ ทั้งปริญญาและประกาศนียบัตร ทั้งหลักสูตรปกติและหลักสูตรพิเศษ ระบุชื่อสถานศึกษาและชื่อหลักสูตรให้ครบถ้วน จะดีมากถ้าหลักสูตรนั้นมีความสอดคล้องกับงานที่คุณกำลังสมัคร และที่สำคัญอย่าลืมระบุหลักสูตรที่คุณกำลังศึกษาอยู่ในปัจจุบันลงไปด้วย แม้ว่ามันจะยังไม่จบหลักสูตรก็ตาม
   
    
3. จดบันทึกประสบการณ์อื่นๆ ของคุณที่ไม่เกี่ยวกับการงาน รวมทั้งการเข้าแข่งขันรายการต่างๆ และการเป็นสมาชิกในองค์กรพิเศษต่างๆ
   
    
4. พยายามใช้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณจดบันทึกไว้นั้น ประมวลเป็นทักษะพิเศษอย่างหนึ่งของตัวคุณขึ้นมา ซึ่งเป็นทักษะพิเศษที่สามารถเชื่อมโยงและสอดคล้องกับตำแหน่งงานที่คุณกำลังสมัครได้เป็นอย่างดี (มันไม่ใช่การโกหหก เพราะมันมีพื้นฐานมาจากข้อมูลจริงของตัวคุณเอง)
   
    
5. ถึงขั้นตอนลงมือเขียน Resume เป็นภาษาอังกฤษ โดยเขียนชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ โทรสาร และอีเมล์ของคุณ เอาไว้ที่ด้านบนสุดของ Resume
   
    
6. ใส่จุดมุ่งหมายของ Resume ฉบับนี้ไว้ด้วย โดยที่จุดมุ่งหมายนั้นคือประโยคสั้นๆ ที่บอกว่าคุณกำลังมองหางานประเภทไหนอยู่
   
    
7. ส่วนต่อมาคือประสบการณ์ด้านการศึกษา นำข้อมูลด้านการศึกษาที่คุณได้จดบันทึกลงในเศษกระดาษนั้นมาเรียบเรียงเป็นภาษาอังกฤษแล้วเขียนลงไปใน Resume โดยเรียงลำดับตามเวลา ให้การศึกษาในปัจจุบันอยู่บนสุดแล้วไล่ลงไปจนถึงเก่าสุด อย่าลืมเน้นความสำคัญให้กับการศึกษาที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่คุณกำลังมองหาอยู่ด้วย
   
    
8. เรียบเรียงประสบการณ์การทำงานที่คุณจดบันทึกลงในเศษกระดาษเป็นภาษาอังกฤษให้ดี เรียงตามลำดับเวลาเช่นเดียวกับประสบการณ์ด้านการศึกษา แล้วเขียนลงใน Resume พยายามเน้นตำแหน่งงานหรือหน้าที่ความรับผิดชอบที่สนับสนุนทักษะพิเศษของคุณในข้อ 4
   
    
9. เขียนประสบการณ์ในส่วนอื่นๆ ที่ไม่ใช่การงานลงไปใน Resume จนครบถ้วน
   
    
10. สุดท้าย เขียนทักษะหรือความสามารถพิเศษทั้งหมดที่คุณมี เช่น ทักษะทางด้านภาษาต่างประเทศ ความชำนาญทางด้านคอมพิวเตอร์ เป็นต้น โดยเฉพาะทักษะพิเศษในข้อ 4 ซึ่งมันสอดคล้องกับตำแหน่งงานที่คุณมองหาอยู่
    
     
11. จบ Resume ด้วยประโยคที่ว่า "REFERENCES Available upon request" หมายถึงบุคคลอ้างอิงขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท ถ้าบริษัทต้องการให้มีด้วยก็สามารถหามาให้ได้

             ส่วนต่อไปนี้คือเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ในการเขียน Resume

 

1. จำให้ขึ้นใจเลยว่า "สั้นและรัดกุม" คือเขียนประโยคภาษาอังกฤษให้สั้นเข้าไว้ อย่าเยิ่นเย้อ แต่ต้องรัดกุม รอบคอบ ถูกหลักไวยากรณ์ อ่านแล้วต้องรู้เรื่องได้อย่างดี เพราะฝ่ายบุคคลของบริษัทใหญ่ๆ บางแห่งต้องอ่าน Resume แบบเดียวกันนี้หลายร้อยฉบับต่อวัน เขาคงไม่ชอบใจแน่ถ้าเปิดมาเจอ Resume ที่ยาวเหมือนสารคดีในนิตยสาร National Geographic
   
   ความยาวทั้งหมด Resume ไม่ควรจะเกินหนึ่งหน้ากระดาษ A4 ถ้าเกินนิดหน่อยก็พิมพ์ใส่ด้านหลังของกระดาษแผ่นเดียวกัน อย่าให้มีกระดาษถึง 2 แผ่น เพราะมันอาจจะตกหล่นหรือหายระหว่างทางแล้วเราจะเสียประโยชน์ได้ ข้อดีมากๆ อีกอย่างหนึ่งของการเขียนให้สั้นๆ ก็คือ โอกาสที่จะเขียนผิดก็จะน้อยลงไปด้วย
   
    
2. พยายามใช้ Action verbs หรือคำกริยาที่แสดงการกระทำ แสดงการเคลื่อนไหว เพื่อให้ผู้อ่านรู้สึกได้ว่าคุณมีการกระทำหรือมีความสามารถ ยกตัวอย่างเช่น accomplished (ทำสำเร็จ), collaborated (ร่วมมือ), encouraged (สนับสนุน), established (สร้าง), facilitated (ทำให้ง่าย), founded (ก่อตั้ง), managed (จัดการ) เป็นต้น คำกริยาที่แสดงการกระทำแบบเชิงบวกเหล่านี้เมื่อถูกนำมาใช้บ่อยๆ ก็จะทำให้ Resume ดูมีพลังดึงดูดมากขึ้น
   
   Boston College ได้รวบรวม Action verbs ที่มีผลต่อจิตใจของผู้อ่าน น่าจะนำมาใช้ในการเขียน Resume ไว้เป็นจำนวนมาก และยังได้แยกเป็นด้านๆ ไว้อย่างดี เช่น ด้านทักษะในการบริหารจัดการ (Management skills) ด้านทักษะในการสื่อสาร (Communication skills) ด้านทักษะในการวิจัย (Research skills) ด้านทักษะในการสร้างสรรค์ (Creative skills) เป็นต้น สามารถเข้าไปอ่านฉบับเต็มได้
   
    
3. อย่าใช้ "I" เป็นประธานของประโยค แม้ว่ากำลังจะพูดถึงตัวเราเองอยู่ก็ตาม เพราะถ้าใช้ "I" แล้วจะทำให้รู้สึกเหมือนจดหมายที่เขียนคุยกันเป็นส่วนตัว และให้ใช้ Past Tense ในการแต่งประโยค เพราะเรากำลังพูดถึงประสบการณ์ของเราที่ผ่านมาแล้วในอดีต ยกเว้นเสียแต่กำลังพูดถึงงานที่ทำอยู่ในปัจจุบัน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างของ Resume ภาษาอังกฤษที่ดีฉบับหนึ่ง Peter Townsled 35 Green Road Spokane, WA 87954 Phone (503) 456 - 6781 Fax (503) 456 - 6782 E-mail petert@net.com Personal Information Marital status: Married Nationality: US Objective Employment as manager in important clothing retailer. Special interest in developing computer time-management tools for in-house use. Education 1991 - 1995 / Seattle University / Seattle, WA Bachelor of Business Administration     1998 - Present / Jackson Shoes Inc. / Spokane, WA Manager Responsibilities     Responsibilities         Advanced level skills in Microsoft Office Suite, basic HTML programming, spoken and written proficiency in French REFERENCES Available upon request   Rotary Club Member, Spokane WA   Young Business Administration Club President 1993-1995, Seattle, WA Additional Skills   Managed warehouse operations   Programmed Excel spreadsheet implemented to control sales strengths and weaknesses on quarterly basis   Interviewed new applicants for open positions   Travelled locally offering on-site visits to regular customers   Supervised bookkeeping staff Professional memberships   Manage staff of 10   Provide helpful service to customers concerning shoe choices   Design and implement computer based tools using Microsoft Access and Excel for staff   Monthly bookkeeping   Suggest changes in product offerings on a quarterly basis based on detailed analysis of sales patterns   Provide in-house training for new employees as needed 1995 - 1998 / Smith Office Supplies / Yakima, WA Assistant Manager   Four year business administration course focusing and retail work environments Work experience           ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำศัพท์ที่มักจะถูกนำมาใช้ในการเขียน Resume เพื่ออธิบายระดับความรู้หรือประสบการณ์ของผู้เขียน Experience (ระดับประสบการณ์) : hands-on (ประสบการณ์จากการลงมือทำมากกว่าจากที่ร่ำเรียนมา), strong (เข้มข้น), solid (แน่นปึ๊ก), excellent (เป็นเลิศ), wide (กว้างขวาง), extensive (กว้างขวาง), broad (กว้างขวาง), varied (หลากหลาย)   Ability/background/skill (ระดับความสามารถ/พื้นฐาน/ทักษะ) : outstanding (โดดเด่น), excellent (เป็นเลิศ), proven (เห็นได้จริง), strong (เข้มข้น)   Knowledge (ระดับความรู้) : in depth (ลึกล้ำ), detailed (รู้ละเอียด), thorough (รู้ทั่วถึง), first-hand (ประสบการณ์ตรง), extensive (กว้างขวาง)   Company (ระดับองค์กร) : leading (ผู้นำ), pioneer (ผู้บุกเบิก), small/medium sized (ขนาดเล็ก/กลาง), top-ranking (อันดับแรก), second biggest (ใหญ่เป็นอันดับสอง), large (ใหญ่), major (หลัก), fast growing (เติบโตอย่างรวดเร็ว)   Technology (ระดับความรู้เทคโนโลยี) : leading edge (ผู้นำหน้าในวงการ), cutting edge (ทันสมัยมาก), latest (ล้าหลังที่สุด), most advanced (ก้าวหน้าที่สุด)   Miscellaneous (เบ็ดเตล็ด) : innovative approach (กล้าเผชิญความเปลี่ยนแปลง), highly organized person (ผู้รักการทำงานเป็นทีมสูง), strongly motivated (แรงกระตุ้นอย่างสูง)   Problem solving (ทักษะการแก้ปัญหา) : done easily (แก้อย่างง่ายดาย), effectively (อย่างมีประสิทธิภาพ), quickly (อย่างรวดเร็ว), accurately (อย่างระมัดระวัง)   Respecting deadlines (ความใจใส่ต่อกำหนดเวลา) : meet deadlines (ทำตามกำหนดเวลา), good time management (บริหารเวลาได้อย่างดี)

ที่มาข้อมูล : www.it-sudparis.eu http://esl.about.com